2个细节让会计交接工作分清责任

由于岗位调整和工作调动,我经历过几次交接工作的办理,把自己的工作交给别人,从别人手中接过新工作;受领导的委托,我也曾在别人办理会计交接工作时,经历过监交的工作.这其中有经验,也有教训.直到前一段时间,参与监交了两个下属单位会计之间的工作交接过程,深深触动了我,让我对会计的交接工作有了更新的感悟,于是奋笔疾书,不吐不快,希望能与大家共同交流.需要特别申明的是,本文所说的交接仅指交接双方都在场情况下的正常会计交接工作.

一、交接的内容

会计基础工作规范中对交接工作的规定是高度概括的,如"移交人员在办理移交时,要按移交清册逐项移交;交接人要逐项核对点收.移交清册上注明:单位名称、交接日期、交接双方和监交人员的职务及姓名、移交清册页数及需要说明的问题和意见等".再如"移交清册,应当列明移交的会计凭证、会计账簿、会计报表、印章、现金、有价证券、支票簿、文件、其他会计资料和物品等内容".那么,到底什么样的交接才是完整的呢?比如往来会计如何交接?资产会计如何交接?我就以参与监交的两个下属单位会计之间的工作交接过程为例吧.

交接背景:为了提高工作效率,优化组织结构,公司对下属两个职能交叉、重复较多的核算单位进行合并.(为了方便,合并单位简称为A单位,合并单位的会计简称为小A;被合并单位简称为B单位,被合并单位的会计简称为小B)

交接过程:公司安排人力资源、生产管理、经营考核、财务及资产管理等各职能部门进行各管辖范围内的工作监交.由于牵涉到资产移交、往来账项移交事项,财务上派出存货管理岗、固定资产管理岗、往来管理岗的三名人员到交接现场进行监交.去了三次,都没有完成交接.去的三个人回来后,在议论小A和小A的领导,怀疑他们是不是存心刁难小B和小B的领导.后来几经反复,领导又亲自带队,我有幸参与了监交的过程,从而产生了新的感悟.从移交清单上看,小B做得并无不妥,交接的科目余额都和总公司财务上核对过,并有相关经管人员的签字确认.小A和小A领导的意见是,B单位应该交接的更清楚一些,比如,应收账款——××单位,不仅要提供余额,还应提供形成时间、经办人姓名、款项性质、款项未收回的原因等,以便下一步A单位接手后,能确保最终收回该款项.再如,存货资产交接,不仅要有余额,还应按是否积压呆滞物资进行分类,并提供每项物资的库龄,积压呆滞的原因等,以便A单位今后的管理需要.固定资产交接也提出了与存货资产类似的要求.否则,A单位不签字接收.

我的思考:1、从财务管理的角度看,A单位的要求并不过分.

2、从交接中可以看出,A单位的财务管理意识要强于B单位.

3、功夫在平时,交接真的可以做得再尽善尽美!

二、交接的责任

关于交接工作的责任划分,观点众多.大体上能分为两大类:一类是交接后的会计责任全部由接收人承担,另一类是移交人仍对移交资料的合法性、真实性承担责任.我的看法是:一般情况下,责任的划分必须是移交人仍对移交资料的合法性、真实性承担责任.但是由于情况的多样化,责任的划分就不是那么泾渭分明了.我举个例子,还是现身说法吧!8年前,部门的老Y因为犯错误被公司辞退,我接手她负责的委托加工物资科目核算工作,让人感到奇葩的是,该类业务已经运行了5年,共有10多家往来单位,金额高达上千万元,她竟然没有按单位、按类别进行明细管理,只有一个总账科目和余额.我真不知道她是如何管理的,如何对账的.就以这件事为例,如何判定责任呢?也许我刚接手时,要追责责任,我可以摆事实、说情况,大家都知道是她的责任.关键问题是几年后,假如我要把该项工作移交时,我能像个祥林嫂似的再把"冤情"陈述一遍吗?领导有可能一句话就撂过来了:"这都几年了,你不会把账建起来吗?"我抱着"既然让我管,我就要管好,干好"的想法,也为了让我的"假想中的下一任"更轻松一些,于是我又去档案室查会计凭证,找原始单据,总算给这明细补齐了.然后又将管理中存在的漏洞汇总了一下,向领导进行了汇报,终于引起了重视,组织业务部门开会,并以我为主,起草管理办法,规范操作流程.从这件事情上可以看出,有些交接事项,特别是连续性的事项,交接风险是客观存在的,责任判定是很难的,继任者很容易背黑锅.

三、交接中的细节总结

(1)如果你是工作接收人,一定要注意工作交接时,不要手忙脚乱,要掌握工作交接的主动权,交接不清楚,不能在移交清册上签字,即便是遇到领导让你签的情况.当我大学毕业参加工作不久,就经历过一次让我至今难忘的工作交接.当时财务部负责往来管理的一位老大姐(为了方便,以下简称为Y姐)被领导调整到审计部门工作,我被安排接手Y姐的工作.在交接时,Y姐以马上要去审计部报到为由,让我先在移交清单上签字,我没同意,她转身去了领导办公室,领导过来跟我说:"先签字,Y姐还在咱们单位,有啥慢慢对."因为初入职场,毕竟经验不足,我先签了字,事后证明这样做有多惊险.后来我在核对时,竟然发现她有一个往来科目的明细账金额有误.为了找到错误的原因和及时进行账务调整,我在忙完日常的工作之后加班加点核对,才从3年前的凭证中发现账务处理错误.从这件事情上我吸取了教训:办理交接工作时,一定要坚持原则,不能马虎大意.

(2)如果你是工作移交人,为了划清责任,也要谨慎再谨慎.我在工作调动时,把自己的工作移交给下任(为了方便,以下简称为小F)时,写了很详细的移交清单.比如移交我所保管的重大合同时,清单内容包括重大合同的名称、合同编号、主要内容概述、页数、截至交接日期的执行进度.当时我移交时,按照清单一项一项把合同原件交给下任.可是,在我到新单位工作的第一个月,我接到了原来的上司的电话,他说现在需要查阅一份合同,可我的继任者,也就是小F说这份合同没移交,让我回忆一下是不是漏交了.我提醒老上司,查查当时的移交清单,我肯定是交了.后来老上司专门打电话过来说清单上有,已经找到他需要的合同,是小F马虎了,不好意思之类.从这件事情上我总结了经验:把工作交接清楚,对自己也是一种保护.试想如果当时我交接的不详细,小F一口咬定是我没交给他,那么我真是苦无对证,有损于本人良好的职业信誉和形象啊!

说了这么多,一言以蔽之,交接无小事,办理需慎重啊! 

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